Visitvesterhavet
Par i skoven

TILBUDSINDHENTNING

Udarbejdelse af skitseforslag på arkitektoniske overnatningssteder. Der anmodes om tilbud fra leverandører, som ønsker at modtage en ordre på udarbejdelse af skitseforslag på C02-venlige overnatningsenheder med international brandingværdi.  
 

Ordregiver på opgaven er Destination Vesterhavet i forening med Varde Kommune og Ringkøbing-Skjern Kommune. 
 

Indkomne spørgsmål:

1/3-2021: 
Kan omfanget af opgaven præciseres i relation til motiveret ansøgning, tilgang, team og CV’er?.

Svar 2/3-2021: Der er ikke nogen specifikke kvantitative krav, men det er vigtigt, at det tydeligt fremgår hvordan opgaven tænkes løst. Det skal samtidig sandsynliggøres, at der er de nødvendige kompetencer og ressourcer til at løse opgaven.



1/3-2021: Præcisering af mailadressen, som tilbud skal sendes til og teksten i emnefeltet?.


Svar 2/3-2021: Tilbud skal sendes til henning.klausen@rksk.dkI emnefeltet kan der f.eks. skrives: ”Tilbud på arkitektoniske overnatningssteder”.




4/3-2021: Kan udbuddet ændres, så der først er en  ansøgningsrunde, hvor der udvælges arkitektfirmaer til at lave en præsentation for jeres medlemmer, der indeholder skitser, ufærdige og realiserede projekter under temaet af 'arkitektoniske overnatningssteder.

Når præsentationen er slut, faciliterer I en matchmakingproces hvor hvert arkitektfirma matches med en campingplads eller et overnatningssted, og her bringes de 100.000 kr. i spil, nemlig på et skitseprojekt på en af jeres medlemmers arealer - en helt konkret sag, ønskeligt med opførelse for øje.

Svar 5/3-2021: Udbuddet kan ikke ændres. Formålet med indsatsen er at inspirere overnatningsbranchen i hele Destination Vesterhavet til at skabe nye og innovative overnatningsenheder. Dette projekts formål og tilsagnets rammer muliggør ikke, at der arbejdes med enkelte virksomheder (statsstøtte). Opgaven er således afsluttet, når de aftalte leverancer er leveret. En realisering af skitserne vil eventuelt kunne ske i et efterfølgende samarbejde med interesserede overnatningssteder. Ordregiver er ikke en del af denne proces.



8/3-2021: Er det OK at aflevere tilbud på dansk/engelsk? Dvs. CV’er og referencer på engelsk – og resten på dansk?

Svar 8/3-2021: Det er OK at aflevere CV’er og referencer på engelsk i tilbud – og resten på dansk.



10/3-2021: Vi har gennemgået materialet og har bemærkninger til afsnittet om Ejerskab og Rettigheder. Det fremgår af bestemmelsen, at ordregiver kan "..ændre det, overdrage det til tredjemand, lade indholdet danne grundlag for anden rådgivers viderearbejdelse eller omarbejdelse, og anvende eller lade tredjemand anvende det på enhver anden måde."

Bestemmelsen synes at være ret vidtrækkende og betyder reelt at ordregiver overtager en stor del af ophavsrettighederne til værket, når værket kan overdrages til tredjemand, som kan anvende det på enhver anden måde. Med denne formulering kan ordregiver og tredjemand bruge skitserne på andre matrikler end opgavens genstand.

Det anbefales, at det er vinderens/kontrakthaverens materiale som ordregiver opnår brugsret til, og ikke alle de bydendes. Selvom ordregiver betaler et vederlag til de bydende, så er det sjældent proportionelt med de omkostninger der forbundet med at byde på opgaven, hvorfor en fuld overdragelse af ophavsrettighederne er dybt urimeligt. Bestemmelsen er vidtgående og en fravigelse af ABR.  Derfor anbefales det, at materialet kun må bruges til løsning af den konkrete opgave og ikke på "enhver anden måde".

Vil ordregiver imødekomme ovenstående og tilpasse bestemmelsen så brugsretten kun relaterer sig tik vinderens forslag og ikke omfatter brug på enhver anden måde?

Svar 10/3-2021: Skitserne udarbejdes ikke til en konkret matrikel, men som inspiration til destinationens virksomheder. Tredjemand er i denne sammenhæng den konkrete virksomhed, der måtte ønske at realisere skitserne.

Det er udelukkende leverancen fra de vindende tilbud, der opnås brugsret til - jævnfør teksten ”Ordregiver er berettiget til frit at anvende det materiale, som udarbejdes af de udvalgte tilbudsgivere som led i opgavens løsning.”

Alle tilbud behandles fortroligt, og de tilbud, der ikke indgås kontrakt med, har ordregiver ingen rettigheder til.  

Ordregiver betaler – jævnfør materialet – ikke vederlag til de bydende.

 

11/3-2021: Rettighedsoverdragelsen er vidtgående, da tredjepart kan bruge materialet hver anden måde. Kan det afgrænses til, at materialet begrænses til at anvendes til "løsning" af den konkrete opgave? Med den nuværende formulering kan ordregiver reelt bruge materialet udvidet.

Svar 12/3 – 2021: Intensionen med projektet er at inspirere medlemmerne i Destination Vesterhavet med afsæt i den beskrevne opgave. Skitseforslagene distribueres til medlemmerne med den hensigt, at de skal anvendes til det beskrevne formål.


 

16/3-2021: Når der i afsnittet ORDREGIVER nævnes "leverandører" tænkes der rådgiver/ arkitekt. Når der i afsnittet BEHANDLING AF INDKOMNE BUD nævnes "leverandør" tænkes der på den udførende part/ entreprenør. Er det korrekt?

Svar 17/3-2021: ”Leverandører” er i begge sammenhænge arkitekter/tegnestuer (tilbudsgiver), som ønsker at modtage en ordre på at udarbejde skitseforslag på overnatningsenheder som beskrevet i opgavebeskrivelsen.

16/3-2021: ​​​​​​Kan ordregiver præcisere hvilke grundoplysninger som ønskes indsendt så bedømmelse kan ske på et ensartet grundlag.

Svar 17/3-2021: Der skal angives: Selskabsnavn, CVR-nr., Vejnavn og nr., postnummer og by

16/3-2021: Kan ordregiver præcisere hvad der ønskes beskrevet i forbindelse med opgaveløsningens håndtering?

Svar 17/3-2021:Tilbudsgiver skal kvalificere sig til at få tildelt opgaven, som er beskrevet under ”opgavebeskrivelse”. Opgaven skal ikke løses, med der skal anmodes om at få tildelt opgaven ved at indsende og kvalificere sig som nævnt under ”anmodning om opgaven”. De udvalgte tilbudsgivere skal herefter løse opgavebeskrivelsen og aflevere, hvad der er nævnt under ”udførelse af opgaven”.

16/3-2021: Ønsker ordregiver referencer der danner grundlag for inspiration til udvikling af denne opgaveløsning, som ikke nødvendigvis er udført af tilbudsgiver? Eller er det kun tilbudsgivers egne referencer ordregiver efterspørger? - i givet fald på person- eller virksomhedsniveau?

Svar 17/3-2021: Ordregiver ønsker referencer på opgaveløsninger, som er udført af tilbudsgiver og angivet på virksomhedsniveau.


16/3-2021: Når ordregiver vil udvælge tilbudsgiver på baggrund af bl.a. "skitseforslag som inspirerer og imponerer" er det forventningen, at tilbudsgiver allerede ved anmodningen/ ansøgningen afleverer de første skitser? I modsat fald hvilke skitseforslag tænker ordregiver på?

Svar 17/3-2021: Det er forventningen, at tilbudsgiver viser eksempler på skitseforslag fra andre opgaver, som er løst.

 

16/3-2021: ​​​​​​​Kan ordregiver præcisere hvad der menes med budgetramme på maksimalt kr. 100.000 til hver tilbudsgiver? Er det honorar/ præmie til hver af de 3 tilbudsgivere for at aflevere et skitseforslag? - i givet fald hvorfor maksimalt? - hvad kunne være årsag til det kunne blive mindre?

Svar 17/3-2021: Tilbudsgiver udvælges som nævnt på baggrund af bedste forhold mellem pris og kvalitet mellem de indkomne bud. Der er masimalt 100.000 kr. til hver tilbudsgiver, som udvælges (Maksimalt 3). Årsagen til at beløbet kan blive mindre er, hvis tilbudsgiver har afgivet en lavere pris for at løse den samlede opgave.

 

16/3-2021: ​​​​​​​Er der en grænse for hvor mange Mb der kan fremsendes pr mail i forbindelse med aflevering af anmodning og deltagelse?

Svar 17/3-2021: Nej. Hvis mailen ikke kan modtages på grund af størrelse, så kan den sendes via eksempelvis WeTransfer. Der kvitteres for modtagelse af alle tilbud.

 

16/3-2021: Præciser venligst processen og evalueringen entydigt. 

     Under afsnittet PROCES står der "…sidste frist for aflevering af tilbud…" menes der aflevering af ansøgning/ anmodning?

      Svar 17/3-2021: Ja. Der skal afleveres de informationer og materialer, som er nævnt under ”anmodning om opgaven”

      ​​​​​​​16/3-2021: Under afsnittet EVALUERING AF TILBUD menes der evaluering af det som er beskrevet i afsnittet UDFØRELSE AF OPGAVEN?

      Svar 17/3-2021: Nej, det er opgaven, som skal løses af de tilbudsgivere, som blive udvalgt.
      Tilbudsgiver skal i første omgang anmode og kvalificere sig til at få tildelt opgaven. Se ”anmodning om opgaven”.

      Evalueringen sker herefter som beskrevet under ”evaluering af tilbud”.

       

      ​​​​​​​16/3-2021: Under afsnittet ANMODNING OM OPGAVEN beskrives hvad anmodningen skal indeholde og hvordan udvælgelsen sker. Kan ordregiver bekræfte at afsnittet handler om anmodning om at deltage i tilbudsgivning.

      Svar 17/3-2021: Ja. Tilbudsgiver skal sende de informationer og materialer som er nævnt under ”anmodning om opgaven” for at kvalificere sig til at få tildelt opgaven.
      De udvalgte tilbudsgivere skal herefter løse opgavebeskrivelsen og aflevere, hvad der er nævnt under ”udførelse af opgaven”.

       

      ​​​​​​​16/3-2021: Er det korrekt forstået at man ansøger om at afgive tilbud og 3 ansøgere bliver udvalgt til at afgive tilbud/ udarbejde skitseforslag?

      Svar 17/3-2021: Ja. Der vil blive udvalgt op til 3 tilbudsgivere, som skal løse opgavebeskrivelsen og udføre opgaven. Se i øvrigt ovenstående svar.

       

      ​​​​​​​16/3-2021: Er det korrekt forstået at ordregiver ønsker, som det står beskrevet i afsnit EVALUERING AF TILBUD, at tilbudsgiver sammen med tilbuddet/ skitseprojektet skal redegøre for: Udvikling af overnatningskapacitet til turismebranchen. Udvikling af bæredygtige løsninger. Eksempler på skitseforslag fra tidligere projekter, som inspirerer og imponerer. Nøglemedarbejderes faglige kompetencer?

      Svar 17/3-2021: Vurderingen af ”Kvalifikationer og erfaringer” vil tage afsæt i  Beskrivelse af teamet og CV på relevante medarbejdere samt Relevante referencer i forhold til opgavebeskrivelsen.

      Tilbudsgiver skal ikke indsende konkrete skitseforslag på løsningen af opgaven, men kvalificere sig til at få den tildelt ved bl.a. at dokumentere kvalifikationer og erfaringer inden for udvikling af overnatningskapacitet til turismebranchen. Se ”anmodning om opgaven” og ”evaluering af tilbud”.

       

      ​​​​​​​16/3-2021: Kan ordregiver redegøre for rimeligheden af at der i afsnittet EJERSKAB OG RETTIGHEDER beskrives at tilbudsgiver skal acceptere meget vidtstrakt afskrivelse af rettigheder?

      Svar 17/3-2021: Formålet med skitserne er at inspirere eksisterende og potentielle overnatningssteder til at udvikle nye overnatningstilbud. Der er således tale om inspiration til en bredere kreds og ikke udvikling til en specifik aktør eller et specifikt areal. Dermed er der behov for, at skitserne kan overdrages til operatører og investorer, der kan viderebearbejde dem.
       

      ​​​​​​​16/3-2021: Vil ordregiver overveje en større pengesum til at dække udgifter i forbindelse med udarbejdelse af skitseforslag set i lyset af den meget vidtstrakte afskrivelse af rettigheder?

      Svar 17/3-2021: Der er ikke mulighed for at ændre den økonomiske ramme for opgaveløsningen.


      18/3- 2021: Er det muligt for en udenlandsk virksomhed uden dansk CVR nr. at byde ind på opgaven?

      Virksomheden er registreret som aktieselskab i et andet skandinavisk land, og er i dag primært baseret i Danmark med flere herboende medarbejdere, men fortsat ikke CVR registreret i Danmark.

      Svar 22/3-2021: Ja, en udenlandsk virksomhed  kan godt  byde ind på opgaven.

       

      23/3-2021: Under “Anmodning om opgaven” står der ikke noget om man skal levere en pris på skitseforslaget. Men er det rigtig forstået, at man skal levere en pris på skitseforslaget, som maksimalt er 100.000 kr. ekskl. moms?

       

      Svar 23/3-2021: De udvalgte tilbudsgivere modtager hver 100.000 kr. ekskl. moms. Hvis tilbudsgiver ønsker at løse opgaven billigere, skal beløbet angives.

      Pris tæller 10 % ved evaluering af tilbud.



      25/3-2021: Vi er en forholdsvis nyopstartet tegnestue, som finder jeres projekt meget interessant. Det passer lige til vores tegnestueprofil, men vi vil høre ad om I har fravalgt sådan nogen som os, ved at have et tildelingskriterie som erfaring, der samtidigt vægter som en del af de 90 %?

      Vi spørger derfor om nyopstartede tegnestuer med fokus på bæredygtige løsninger, ikke kan komme i betragtning?


      Svar 25/3-2021: Nystartede tegnestuer er bestemt velkomne til at byde på opgaven. Kvalitet, kvalifikationer og erfaringer udgør 90% af vægtningen, men det er baseret på en samlet vurdering. Hvis der endnu ikke er referencer på virksomhedsniveau, så kan tilbudsgiver synliggøre erfaring og nøglemedarbejdernes faglige kompetencer på anden vis.